生成 AI の社内ルールは、禁止事項の一覧から作り始めて行き詰まることが多いものです。たとえば「機密情報は入力しないこと」とだけ書いたルールがあるとします。読んだ人は納得します。ところが翌日には迷います。議事録の要約に使ってよいのか、顧客からの問い合わせ文を貼ってよいのか、判断できないからです。

なぜ「機密は入れない」では動かないのか

機密かどうかを見分ける作業が、使う人に丸投げされているからです。迷った人は二通りに分かれます。安全側に倒して使わなくなるか、黙って個人のアカウントで使うかです。危ないのは後者です。ルールを作ったのに、見えない使い方だけが増えます。

これは企画やプロダクトの担当にも関わる話です。社内ツールに AI を組み込むとき、入力欄の前で毎回ユーザーに判断させる設計は、同じ失敗をします。

情報を三段に分け、確かめを短い手順にする

私たちの考えは、情報を種類で分けて、例を添えることです。たとえば次のようにします。

次に、出力の確かめ手順を短くします。使う前に、数字・固有名詞・引用元を元の資料と突き合わせます。社外に出す文書なら、別の人がもう一度見ます。この二つで足ります。長いチェックリストは読まれません。

最後に、迷ったときの相談先を一つだけ決めておきます。ここが抜けると、迷いがまた個人の判断に戻ります。ルールは厳しさより、迷ったときに次の一手が分かることのほうが大切です。まず三段の分類表と二つの確かめから始め、使われ方を見ながら直していくのがよいでしょう。